List biznesowy to pisemna komunikacja między firmami lub między osobami fizycznymi a firmami. Mimo że nazywa się je listem, większość z nich jest obecnie wysyłana pocztą elektroniczną. W trakcie swojej kariery będziesz korzystać z wielu z nich. Na przykład podczas negocjacji między firmą, w której pracujesz, a inną, jako list motywacyjny na ofertę pracy, a nawet referencje dla innego specjalisty z tej samej branży, w której pracujesz.
Jeśli pracujesz przy komputerze zawodowo, a nie używasz go tylko do grania w gry wideo i automaty online, to na pewno nasz artykuł Ci się przyda. Poniżej przedstawiamy szczegółowo kilka wskazówek i podamy przykłady, jak profesjonalnie sformatować swój list biznesowy. Jeśli nadal masz wątpliwości, spróbuj zastosować bardziej konkretne modele dla swojego przypadku. Pamiętaj też, aby sprawdzić, czy istnieją określone zasady obowiązujące w firmie, w której pracujesz lub w której zamierzasz pracować.
Czym w ogóle jest list biznesowy?
Listy polecające lub wprowadzające mogą pomóc w lepszym komunikowaniu swoich pomysłów i profilu zawodowego. Istnieje wiele różnych rodzajów czcionek, których możesz użyć, ale najważniejszą rzeczą jest wyrażenie siebie w czytelny i zorganizowany sposób. Postaraj się, aby Twoje pomysły były jasno i profesjonalnie prezentowane. Dobre formatowanie ułatwia czytanie listu i sprawia wrażenie staranności i koncentracji osoby, która go napisała.
Dlatego pisząc list biznesowy, zwracaj uwagę na każdy szczegół. Wybierz prostą, czytelną czcionkę o odpowiednim rozmiarze. Uważaj na używane spacje i marginesy. Wszystkie informacje muszą być oddzielone sekcjami. Jeśli nie ma takiej potrzeby, unikaj pisania bardzo długiego listu. Idź prosto do sedna. Unikaj również niepotrzebnych figur retorycznych, slangu i wyrażeń potocznych. Lepiej pisać w trzeciej osobie, co sprawia wrażenie bezosobowości i bezstronności.
Organizowanie elementów listu biznesowego
Pisząc list biznesowy, upewnij się, że zawiera on wszystkie informacje, których potrzebuje odbiorca, w zorganizowany i intuicyjny sposób. Ogólnie rzecz biorąc, listy biznesowe muszą zawierać następujące informacje:
- Dane osobowe nadawcy (imię i nazwisko, tytuł, firma, adres, numer telefonu, e-mail);
- Dane odbiorcy (imię i nazwisko, adres, tytuł, nazwa firmy);
- Data i miejsce.
Ta informacja może być umieszczona w różnych częściach listu w zależności od rodzaju. W wielu przypadkach dane nadawcy i odbiorcy umieszczane są na górze listu, przed samą wiadomością. W innych przypadkach, zwłaszcza w komunikacji mailowej, nadawca może podać swoje dane na końcu listu, po jego podpisaniu. W przypadku e-maila dane odbiorcy w treści wiadomości są zbędne, podobnie jak odniesienia do daty i miejsca.
Musisz zawrzeć pozdrowienie na początku swojego listu. Na koniec umieść pożegnanie i Twój podpis. Pamiętaj, aby podać wszystkie odpowiednie informacje. Jeśli jest to pismo przeznaczone do wyboru stanowiska, przejrzyj opis stanowiska, aby upewnić się, że nie pominąłeś żadnych wskazówek lub wymagań w tym zakresie.
Wybór odpowiedniej czcionki
Listy biznesowe, podobnie jak każda profesjonalna komunikacja pisemna, powinny być pisane bardziej tradycyjnymi czcionkami. Może wydawać się kuszące użycie bardziej stylizowanej czcionki jako sposobu na wyróżnienie tekstu. Często jest to błąd. Unikaj pisania listu bardzo różnymi czcionkami. Aby uzyskać profesjonalny wygląd, wybierz najprostszą opcję.
Po zdefiniowaniu czcionki listu łatwiej jest określić właściwy rozmiar. Dobry rozmiar zwykle waha się od 10 do 12 punktów. Pozostaw do użycia 12 punktów w czcionkach o mniejszych wymiarach i na odwrót. Wybrany rozmiar czcionki może również spowodować zmniejszenie lub zwiększenie liczby stron, co może być dobrym pomysłem, w zależności od potrzeb.
Oto kilka przykładów czcionek powszechnie używanych w profesjonalnych dokumentach:
- Arial;
- Calibre;
- Cambria;
- Constantia;
- Consolas;
- Franklin Gothic;
- Georgia;
- Helvetica;
- Times New Roman.
Odstępy i marginesy
Odstępy i marginesy odgrywają ważną rolę w formatowaniu listu. Muszą trzymać się spójnego wzoru, aby czytanie było przyjemne. Wstawiaj odstępy między elementami znajdującymi się u góry, gdzie znajdują się dane osobowe, a początkiem listu.
W treści litery użyj pojedynczych lub nieco większych odstępów. Uwzględnij jednak większe odstępy między akapitami, aby rozdzielenie było bardziej widoczne. Wyrównaj tekst do lewej tak, jak w przypadku zwykłego tekstu. Wreszcie możesz użyć nieco szerszych marginesów niż w normalnym dokumencie, takim jak raport lub artykuł akademicki. Dzięki temu Twój list będzie bardziej zwarty.
Podsumowanie
List biznesowy to dokument, który służy do nawiązania profesjonalnej komunikacji między różnymi firmami, sektorami lub pracownikami. Ze względu na szeroki zakres treści list biznesowy można podzielić na podtypy: np. list polecający, list rezygnacyjny itp. Pomimo tej różnorodności istnieją cechy, które są obecne w większości listów biznesowych. Pierwszą istotną cechą jest to, że oprócz komunikacji dokumentuje, to znaczy list ma również na celu sformalizowanie komunikacji profesjonalnej, gwarantującej gatunkowi status dokumentu.
Zastanawiając się nad strukturą gatunku, można wyróżnić trzy aspekty, które zasługują na uwagę: język, strukturę i treść. W odniesieniu do tego ostatniego, jak widzieliśmy wcześniej, obejmuje on różnorodne tematy, umożliwiając różną komunikację. Pod względem językowym list biznesowy musi być jasny, obiektywny i prosty.
Przesłanie listu biznesowego musi być dopracowane w sposób precyzyjny, dlatego musi być przedstawione w sposób bezpośredni, unikając mylących lub różnorodnych interpretacji, a także zbędnych informacji na ten temat. Traktowanie rozmówców musi być pełne szacunku i bezosobowe, unikając wszelkiego rodzaju komunikacji poza zakresem zawodowym.
Ponadto konieczne jest używanie języka w standardowej odmianie języka polskiego, zwracając uwagę na pisownię, zgodność, interpunkcję i inne zasady gramatyczne. Ponadto, ze względu na wymagania gatunku, należy unikać przymiotników, osobistych osądów i wszelkiego rodzaju wyrażeń, które pokazują osobiste lub subiektywne stanowiska.
Dodaj komentarz
Musisz się zalogować, aby móc dodać komentarz.