Jak stworzyć funkcjonalną przestrzeń biurową w domu?

Praca biurowa z domu staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem dla osób, które mogą sobie na to pozwolić. Wszystko zaczęło się od pandemii, kiedy to większość pracowników biurowych została zmuszonych do home office, ale rozwiązanie się sprawdziło i pomimo zniesienia tego wymogu, coraz więcej firm pozwala swoim pracownikom na pracę z domu lub zatrudnia w trybie zdalnym. Jak się okazuje, brak bezpośredniego nadzoru nie sprawia, że pracownicy nie wykonują swoich obowiązków i zamiast tego w czasie pracy bawią się w Verde Casino lub korzystają z dowolnej innej formy rozrywki internetowej. Ewentualnie robią to, ale po wykonaniu wszystkich swoich zadań na dany dzień.

Dlatego obecnie znalezienie pracy, którą można wykonywać w sposób zdalny, wcale nie jest takie trudne i jeżeli ktoś ma kwalifikacje, pozwalające mu pracować w tej formie, to z pewnością będzie mógł przynajmniej część swoich obowiązków wykonywać z domu. Pozostaje jedynie pytanie: Jak się do tego przygotować? Tak samo, jak w biurze firmowym, w domu również należy przygotować odpowiednie warunki do pracy. Nie wystarczy po prostu postawić laptopa na stoliku do kawy i zacząć działać.

Przygotuj wolną przestrzeń do pracy — stwórz biuro

Praca w domu ma ogromne zalety, ale też wady i niekiedy można spotkać się z opiniami, że ktoś jednak woli pracować poza domem i głównym powodem takiego stwierdzenia jest brak odpowiedniej przestrzeni do pracy. Jednym z najistotniejszych czynników potrzebnych do prawidłowego wykonywania pracy, jest skupienie. To jednak nie będzie możliwe, jeżeli co jakiś czas praca będzie przerywana przez domowników. Bez względu czy będzie to partner, czy dzieci — przebywanie w tym samym pomieszczeniu z najbliższymi po prostu wymaga przynajmniej szczątkowego kontaktu, a to potrafi całkowicie wybijać z pracy, niwelując produktywność nawet o połowę.

Dlatego najistotniejsze będzie przygotowanie odpowiedniej przestrzeni w domu, gdzie nikt nie będzie przeszkadzał w pracy. To także istotne z tego względu, że ten format pracy wymaga także regularnych spotkań, tworzonych przez Internet. Z pewnością nikt nie chciałby, żeby dziecko z powodu losowej sytuacji przyszło mu na takie spotkanie.

Idealnym rozwiązaniem jest osobne pomieszczenie, w którym można zorganizować biuro. Właściciele domów jednorodzinnych powinni być w stanie wydzielić takie miejsce do pracy. W przypadku osób żyjących w mieszkaniach można po prostu stworzyć odpowiednią przestrzeń w sypialni. Najważniejsze jest to, żeby nie robić tego w ogólnie dostępnym pomieszczeniu jak salon czy wyspa w kuchni. Od czasu do czasu wykreuje się sytuacja, że trzeba będzie załatwić coś pilnego lub odbyć spotkanie, a wtedy nikt nie będzie chciał, aby dziecko lub inni współlokatorzy mu przeszkadzali. Pomieszczenie powinno dać możliwość skutecznej izolacji, czyli zamknięcia drzwi.

Odpowiednie stanowisko z komputerem

Skoro masz już ustalone optymalne miejsce do pracy, należy się zastanowić nad najlepszym miejscem. Każda praca będzie miała inne wymagania, ale pewne jest to, że z pewnością będzie wymagała co najmniej kilku gniazdek z prądem. Jeżeli biuro jest tworzone z miejsca, które nie było do tego zaprojektowane, to można sobie poradzić z jednym gniazdkiem lub dwoma pobliskimi miejscami zasilania prądem.

Jedno gniazdko powinno być przeznaczone dla listwy komputerowej, która znajdzie się pod biurkiem i będzie zasilać wszystkie urządzenia, która będą podłączone na stałe. W przypadku, kiedy ktoś częściej korzysta z komputerów przenośnych, przyda się także odpowiednia listwa zasilająca nablatowa. W dzisiejszych czasach, kiedy używa się wszelkiej maści laptopów, tabletów oraz telefonów, najlepiej sięgnąć po obydwa rozwiązania.

Tworzenie optymalnego miejsca pracy

Po wybraniu optymalnego miejsca warto zwrócić uwagę na kilka istotnych czynników:

• Światło w pomieszczeniu — jakość oświetlenia ma bardzo duży wpływ na pracę. Promienie słoneczne wpadające do pomieszczenia nie powinny być na tyle intensywne, żeby razić, a zarazem wpływać na widoczność wyświetlania ekranu monitora (tylko przy starszych/tańszych urządzeniach). Można to zniwelować, po prostu montując roletę na oknie i dostosować natężenie wpadającego do pomieszczenia światła. Drugą kwestią jest odpowiednie doświetlenie pomieszczenia. Biuro powinno mieć intensywne białe światło, które pobudza do pracy i zapewnia optymalne skupienie. Przydymione żółte oświetlenie jest niedopuszczalne i może powodować odwrotny efekt.
• Wielkość biurka — miejsce do pracy powinno być odpowiednio duże. Najmniejsze biurko lub stolik kawowy są niedopuszczalne. Oprócz monitora z klawiaturą lub laptopa, z reguły trzyma się przy sobie cały zestaw dodatkowych urządzeń oraz materiałów. Biurko powinno być na tyle duże, aby bez problemu pomieścić urządzenie do pracy, kilka kartek formatu A4 rozłożonych obok siebie, drukarkę, telefon oraz tablet. W przypadku pracy wymagającej wielu ekranów (zalecane) warto wybrać takie biurko, które umożliwi postawienie dwóch lub trzech ekranów o przekątnej 22-24 cali.
• Odpowiednie krzesło/fotel — nie wystarczy zwykłe krzesło przyniesione z salonu. Jeżeli ktoś chce wykonywać swoją pracę w odpowiedni sposób (bez dyskomfortu fizycznego), powinien zadbać o profesjonalne miejsce do siedzenia. Odpowiednie krzesło lub fotel biurowy będą tutaj wskazane. Warto zaznaczyć, że wcale nie trzeba na to wydawać ponad tysiąca złotych — wystarczy wygodne siedzisko, które nie musi mieć licznych ustawień i dodatkowych (niepotrzebnych) poduszek.

Wszystkie e kwestie początkowo wydają się niepotrzebne, ale z czasem okazują się niezbędne.

Dobierz sprzęt

Praca zdalna to przede wszystkim siedzenie przed komputerem. Niestety większość osób planujących pracę w domu, w ogóle nie przykłada do tego uwagi i później pojawiają się problemy. Niedoświadczonym osobom wydaje się, że z pracą biurową powinien poradzić sobie dowolny komputer i z jednej strony mają rację, bo wszystko będzie działać, ale w bardzo niekomfortowej formie.

Jeżeli jednak na poważnie planuje się pracę zdalną, to obowiązkowe będzie zaopatrzenie się w odpowiedni sprzęt, który nie tylko uruchomi wszelkie oprogramowanie biurowe, ale będzie przy tym działał płynnie, wykonując wiele zadań jednocześnie.

Warto zastanowić się nad komputerem stacjonarnym, który najlepiej nadaje się do pracy w biurze.

W tym przypadku są dwie opcje do wyboru:

• Klasyczny komputer stacjonarny, składający się z jednostki centralnej, monitora klawiatury oraz myszki.
• Komputer typu All-in-One — nowoczesny, prosty w użytkowaniu i niezajmujący dużo miejsca, mający wszystko w „monitorze”.

Ekran do pracy zdalnej powinien mieć 24 cale, co pozwoli podzielić go na dwie części, zdecydowanie ułatwiając sobie pracę. Optymalnym rozwiązaniem będzie dołączenie dodatkowego monitora lub dwóch, na co pozwalają wszystkie komputery stacjonarne. Urządzenie powinno mieć mocny, nowoczesny procesor, najlepiej 16 GB RAM i dysk o pojemności 500 GB. W dobie pracy w chmurze więcej nie będzie nikomu potrzebne.

Dobrym pomysłem będzie zaopatrzenie się także w odpowiedniego laptopa o podobnych parametrach, który od czasu do czasu umożliwi zabranie pracy ze sobą poza biuro.

Pamiętaj o oprogramowaniu

Zaopatrzenie się w wysokiej jakości oprogramowanie biurowe nie jest w dzisiejszych czasach najmniejszym problemem. Zaleca się najnowszy system operacyjny (o ile nie korzysta się z urządzeń Apple), który można nabyć już za około 100 zł w wersji permanentnej. Dodatkowy pakiet Office, zawierający wszystkie najistotniejsze programy Microsoftu (Word, Excel, PowerPoint, One Note, Teams, One Drive i wiele innych) kosztuje około 280 zł za rok. Do tego otrzymuje się dostęp do 1 TB miejsca dysku w chmurze, który można podłączyć do każdego urządzenia, zwiększając jego pojemność właśnie o tę przestrzeń. W ten sposób wszystkie pliki, nad którymi się pracuje, są automatycznie zapisywane w środowisku Office i w dowolnej chwili można się na nie przełączać z każdego urządzenia.

Jeżeli jednak ktoś nie jest przekonany do pakietu Microsoftu, to może korzystać z konkurencyjnego Google Workspace, które jest znacznie bardziej ograniczone pod względem funkcji i nieco droższe — 1 TB miejsca w chmurze kosztuje 470 zł rocznie.

Nikodem Potocki